Jak zapanować nad projektami? Poznajcie Asanę

Jedną z niedogodności w pracy jako freelancer jest fakt, że poza programowaniem czy tworzeniem designu musisz zajmować się także  wszystkim tym, czym w normalnych firmach zajmują się księgowi, kadrowi, menedżerowie projektów. To bezpośrednio z tobą kontaktuje się klient i w niczym tu nie pomaga (a wręcz przeciwnie) fakt, że musisz równocześnie rozmawiać z kilkoma takimi klientami o różnych zleceniach.

Najczęściej gdy pracuję nad jakimś projektem, równocześnie z kilkoma innymi osobami omawiam kolejne zlecenia. Każdy projekt to jest zawsze kilkadziesiąt zadań, w których trzeba zawsze śledzić jakie jest zdanie klienta odnośnie każdego z zadań. Bardzo łatwo jest w tym wszystkim się pogubić. Coś ci świta w głowie, że klient chciał jeszcze dokładniej przedyskutować umiejscowienie danej opcji w kokpicie. Ale której opcji i który klient w którym projekcie? Takie pytania zadawałem sobie dość często.

Oczywiście stosowanie poczty elektronicznej jako namiastki systemu CRM się nie sprawdza. Po pierwsze klient może raz zgłosić uwagę emailem, ale co zrobić, gdy kolejna decyzja trafi do ciebie z GG lub telefonicznie? Gdzieś to trzeba zanotować i pamiętać gdzie.

Innym problemem z pocztą, jest trudność jej przeszukiwania – nawet jeśli jest to Gmail. Kontakt z klientem zawsze zaczyna się od jednego maila, zazwyczaj o tytule podobnym do „zapytanie o stronę”. Potem rozpoczyna się długa rozmowa, w czasie której klient na różne sposoby opisuje czego oczekuje od ciebie i jak ma to wyglądać. Sam chciałbym mieć to zorganizowane jako „jedno wymaganie to jeden email o konkretnym tytule i w tym wątku prowadzimy dyskusję tylko o tym”. Jeśli nawet sam będę trzymał się tego rygoru, na 100% nie dopilnuję by tak samo zachowywał się klient. I tak oto uwaga odnośnie koloru slidera może się pojawić jako 'btw’ w wątku o elementach w stopce.

Potrzebny jest system zarządzania projektami

Przez 4 lata przetestowałem mnóstwo metod radzenia sobie z powyższymi problemami.

Próbowałem ręcznych notatek, w których zapisywałem na oddzielnych stronach osobne ustalenia z poszczególnymi klientami na temat poszczególnych punktów zleceń. Jako, że mam tak paskudny charakter pisma, że sam nie potrafię go rozczytać (sic), nie sprawdziło się to.

Próbowałem wykorzystania do tego arkuszów kalkulacyjnych i w nich robienia notatek. Jeden dokument to jeden projekt, dokument taki mogłem udostępnić do wspólnej z klientem edycji w ramach Google Docs. Tam kolejne arkusze były kolejnymi podprojektami i na nich na różne sposoby spisywaliśmy ustalenia. Przyznam, że działało to nawet sprawnie, ale nie przy każdym rodzaju zlecenia.

Jest wiele systemów online, które są założenia stworzone by rozwiązać problemy, o jakich pisałem wyżej. Żaden mi jednak nie przypadł do gustu. Rok temu dość intensywnie wykorzystywałem Teambox, jednak i on ma swoje wady, które zraziły mnie do niego ostatecznie. Przykładowo dziwnym pomysłem jest zmuszanie do trzymania załączonych plików w osobnych miejscach względem zadań. Gdy klient pisze „chcę aby slider wyglądał jak na tym obrazku” jest dla mnie kompletnie nielogiczne czemu ten obrazek musi zostać załączony w innym miejscu niż to zdanie.

I końcu wybrałem. Od kilku miesięcy korzystam i cały czas jestem zachwycony. Mój wybór to

Asana.com

W kilku krótkich słowach: Asanę pokochałem za szybkość działania, elastyczność, intuicyjność, skróty klawiaturowe i nie ukrywajmy: przyjemny design wskazujący, że mamy tu faktycznie do czynienia z narzędziem, a nie stroną internetową.

Nie wszystkim ona zapewne przypadnie do gustu – być może aby zacząć z niej korzystać trzeba przejść taką drogę jak ja – jednak poświęćcie jej kilka minut by sprawdzić czy to nie jest przypadkiem to czego szukacie.

Po założeniu sobie konta w Asanie każdemu prezentowany jest dwuminutowy film o tym jak działa ten system. Zatrzymajcie się więc z czytaniem na dwie minuty i zobaczcie sami:

http://www.youtube.com/watch?v=liO5VbbIqIs

Co jest najważniejsze, Asana pozwala na tworzenie wielu obszarów roboczych (workspace). Nie ma żadnego ograniczenia co do ich ilości, jest jedynie ograniczenie, że w jednym obszarze roboczym pracować może do 30 osób (powyżej tej liczny Asana staje się płatna). Jako, że praca freelancera to najczęściej kontakt z jednym klientem, liczba trzydziestu nam nie grozi.

Gdy kontaktuje się ze mną klient i zgaduję, że jest to osoba poważna, od razu zakładam dla niej workspace. Klient jeszcze o tym nie wie, ale wszystko co pisze do mnie emailem, ja rozpisuję sobie w danym workspace na kolejne zadania. A jest to bajecznie proste: piszemy treść zadania i wciskamy enter. Piszemy treść kolejnego. Jeśli musimy zadania uporządkować, możemy podzielić je na projekty a wewnątrz każdego projektu podzielić je na sekcje. Jeśli przy jakimś zadaniu zaczyna wywiązywać się dyskusja, można ją swobodnie odnotowywać w ramach opisu zadania czy też komentarzy do niego. Klient podsyła kolejne zrzuty ekranu? Nic trudnego, podpiąć je można pod zadanie, pod projekt czy też pod sekcję w ramach projektu.

Elastyczność jest tak niesamowita, że po kilku dniach ustaleń mailem proponuję klientowi by dołączył do mnie na Asanie. Nie mam się czego obawiać – nawet jeśli klient także i tu zacznie wprowadzać zasadę „btw” i wtrącać uwagi odnośnie jednego zadania przy innym zadaniu: wszystko co piszę ja jak i klient mogę edytować i porządkować sobie po swojemu. Uwagi nie na temat mogę wykasować lub przenieść do miejsca gdzie są odpowiedniejsze.

Miłośnicy skrótów klawiaturowych będą także zachwyceni. Wszystko co można tam zrobić, można zrobić bez użycia myszy. Skrótów nie trzeba się uczyć: cały czas na dole mamy ściągę z najważniejszymi, a ponadto wystarczy przytrzymać klawisz Tab by zostały wyświetlony podpowiedzi dla każdego elementu na ekranie.

Wady Asany

Po kilkumiesięcznym używaniu zauważam także i wady tego systemu, jednak żadna z nich nie sprawia  bym korzystając z Asany czuł jakąś większą frustrację. Ale warto wiedzieć o pewnych brakach, a są to:

• brak wykresów Gantta – sam nigdy z nich nie korzystałem, ale wiem, że w Asanie brakuje (lub brakowało) tego Jakubowi Milczarkowi ;) Do zadań jednak można przypisywać terminy wykonania i po nich sortować. W moim przypadku się to dobrze sprawdza.
• brak automatycznych powiadomień emailem o zmianach – niekoniecznie musi to być wada (dzięki temu nasza skrzynka pocztowa nie jest zasypywana setkami maili dziennie o tym, że klient poprawił literówkę w opisie), ale warto o tym wiedzieć. Jako osoba wprowadzająca jakieś zadanie do systemu, będziesz powiadamiany o wszystkich zmianach z tym zadaniem związanych. Jednak jeśli chcesz aby także klient dostał na maila info o tym, że pod którymś zadaniem zadałeś mu pytanie („pasek przewijania ma być po lewej, czy prawej?”) upewnij się, że przed zadaniem pytania dodasz klienta jako followersa. Zgłaszałem już ten mankament (Asana raz na jakiś czas wyświetla ankiety z pytaniem co chcemy aby pojawiło się nowego) i mam nadzieję, że jakoś to rozwiążą. Nie jest to wielkie utrudnienie, ale zawsze wygodniej by było aby dało się na przykład ustawić, że w danym projekcie klient zawsze będzie powiadamiany o zmianach.
• brak dobrej aplikacji na urządzenia mobilne – nie wiem czy to jest wada, ale uprzedzam. Sam nie znoszę zajmować się pracą na telefonie czy tablecie (nawet na nich poczty nie sprawdzam), jednak jeśli ktoś chce być dostępny klientowi w każdym miejscu i o każdej porze, może czuć się źle z  tym, że aplikacja Asany na Androida wygląda jak biedny brat tego, co jest dostępne w przeglądarce.
• brak spolszczenia – nie jest to dla mnie problem, ale podejrzewam, że część klientów, których zapraszam do wspólnej pracy w Asanie może mieć trudności z tym.

I ostateczna rekomendacja, już nie z mojej strony, a ze strony klientów: nigdy żadna z zaproszonych przeze mnie osób nie zgłosiła problemu z tym systemem. Co więcej kilku pisało z zachwytem jakie to jest intuicyjne :)

Asana jest darmowa i nie mam żadnej korzyści z polecania jej wam. Po prostu chciałem pokazać w czym pracuję. A w czym pracujecie Wy? Może ktoś z was już zna Asanę i ma swoją opinię o niej? Napiszcie w komentarzach.